O Departamento de Mobilidade

Os funcionários estão em constante movimento: fazendo ligações de vendas ou fazendo viagens de serviço; visitando um escritório internacional por alguns dias ou se mudando para lá por alguns anos; sobrevoando oceanos em um jato corporativo ou atravessando a cidade no carro da empresa. Normalmente, essas atividades são administradas por uma variedade de departamentos e fornecedores. Mas acreditamos que as empresas podem melhorar a eficiência, aumentar a satisfação dos funcionários e potencialmente reduzir os custos centralizando o gerenciamento de todos os aspectos da mobilidade dos funcionários — o processo de levar as pessoas daqui para lá. Várias pesquisas com clientes — cada uma das quais acompanha um aspecto distinto da mobilidade corporativa e inclui uma amostra de entre 70 e 120 empresas — e pesquisas proprietárias mostram que uma empresa típica gasta $25.500 anualmente em veículos, viagens e tecnologia por funcionário móvel. As viagens de negócios representam o maior componente, com as empresas gastando, em média, $12.500 por viajante por ano em passagens aéreas, refeições, hospedagem e outras despesas diversas. O custo de fornecer um veículo da empresa ou reembolsar um funcionário por dirigir seu próprio veículo para negócios é de aproximadamente $7.100. Enquanto isso, ferramentas de comunicação e outras tecnologias para trabalhadores móveis, como PDAs, laptops, telefones celulares e acesso à Internet, aumentam a conta em mais $5.900. Além disso, o funcionário que se muda custa às empresas uma média de $51.700 para uma mudança doméstica e $500.000 ou mais para uma missão internacional de cinco anos. Os custos de transporte, viagens, entretenimento e tecnologia são comparáveis aos de um pacote de benefícios típico, que representa cerca de 25% da remuneração dos funcionários. Na maioria das organizações, todos os aspectos do gerenciamento de benefícios são consolidados no departamento de RH, resultando em administração consistente e economias de escala. Por outro lado, os arranjos de viagem e teletrabalho estão dispersos em várias funções, levando a processos aquém do ideal e a oportunidades reduzidas de economia. Por exemplo, o gerenciamento de reuniões e os departamentos de viagens das empresas geralmente negociam contratos separados com as mesmas companhias aéreas e hotéis. Em muitos casos, essas duas funções se reportam a pessoas em diferentes partes da organização e as oportunidades de alavancar o poder de compra são perdidas. Também vimos muitas empresas darem aos gerentes locais o poder de organizar a compra de equipamentos e conectividade para seus trabalhadores remotos, em vez de negociar uma tarifa com desconto no acesso à Internet, planos de telefone celular e outros serviços. Essa fragmentação é cada vez mais complicada por acordos de terceirização, que tornam a prestação de contas e a supervisão da gestão ainda mais difíceis. Mas e se as empresas tratassem a mobilidade dos funcionários como uma única área integrada, de preferência sob a alçada dos recursos humanos ou das finanças? Essa abordagem cria várias vantagens. Benefícios dos funcionários a partir de um único ponto de contato e de políticas e procedimentos padrão. Por exemplo, uma funcionária pode entrar em contato com o mesmo departamento se planeja viajar de carro da empresa, veículo particular ou carro alugado, e também pode solicitar um telefone celular ou PDA ao mesmo tempo. Se uma representante de vendas dirigir um veículo da frota até um aeroporto e depois embarcar em um avião comercial, ela poderá relatar as duas partes da viagem no mesmo formulário. As organizações podem usar o mesmo processo de verificação de registros de veículos motorizados, independentemente de um funcionário viajar muito de carro da empresa, veículo particular ou carro alugado. E um único departamento pode administrar passagens aéreas, documentos e documentação de trabalho e até serviços de orientação cultural para funcionários que viajam ou se mudam para o exterior. Benefícios dos gerentes da oportunidade de compartilhar conhecimentos e responsabilidades. Por exemplo, os gerentes de viagens corporativas e de realocação internacional devem cumprir os requisitos legais de vistos e outros documentos relacionados à vida no exterior. E quando um funcionário móvel é contratado ou demitido, o processo é simplificado se todas as propriedades corporativas (o cartão de crédito corporativo, o veículo da empresa, o telefone celular) forem distribuídas e recuperadas sem problemas. As empresas se beneficiam porque os processos redundantes são eliminados e os controles de gerenciamento aprimorados. O mais importante é que as empresas descobrirão as melhores práticas e obterão economias de escala. A noção de um departamento de mobilidade centralizado é muito nova, e poucas empresas começaram a tomar medidas nessa direção. Para aqueles que fazem isso, projetamos de forma conservadora uma economia de 15% a 20% nos custos administrativos e 5% nos custos totais do programa. (Essas suposições são baseadas, em parte, nos resultados de empresas que terceirizam a administração de benefícios de RH para um centro de serviços compartilhado.) Para os funcionários, as recompensas também são substanciais, pois a centralização elimina um pouco do estresse de estar em trânsito.

O Departamento de Mobilidade

Resumo.

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