Dé en el clavo en su presentación, aunque le resten tiempo

Como orador profesional desde hace tres décadas, he tenido que lidiar con mi buena ración de sorpresas que podrían haber descarrilado por completo mi presentación. ¿Cómo cuáles? Como hablar durante dos apagones separados sin luz, AV o aseos funcionales. Como facilitar una sesión de formación de dos días en la que, a mitad del primer día, todos los participantes recibieron un correo electrónico comunicándoles que los despidos eran inminentes. Como presentar en una sala de conferencias acristalada dentro de la exposición del Congo en el zoo del Bronx, donde un gorila golpeaba las ventanas cada vez que avanzaba una diapositiva. (Apagué el proyector rápidamente y proseguí de todos modos). Una de las sorpresas desagradables más comunes a las que probablemente se haya enfrentado como orador público es que le acorten el tiempo. Uno va a la reunión con un plan sobre lo que va a tratar basándose en el tiempo que le han asignado. Y entonces, la tecnología no funciona hasta pasados 15 minutos de la reunión. O el responsable de la toma de decisiones se presenta tarde y usted ha esperado a que llegue para empezar. O alguien (y quizá todos) en el grupo se retrasa unos minutos, y para cuando llega su turno, esos pocos minutos se han acumulado y usted se queda corriendo para terminar. Esto puede ser una pérdida tanto para los participantes como para los presentadores. En primer lugar, es probable que los participantes experimenten una distribución desigual del contenido si los primeros oradores de un grupo consiguen tomarse su tiempo pero los oradores posteriores ven truncados sus mensajes. En segundo lugar, los participantes pueden perder la oportunidad de hacer preguntas, aclarar lo que han entendido y participar en un debate si se acorta o acelera una presentación. También es menos probable que los participantes entiendan lo que dice el orador si éste habla deprisa para terminar antes de que se acabe su tiempo. Los presentadores no lo tienen mucho mejor. Es probable que se sientan presionados por el tiempo y frustrados con la situación (o con los miembros de su equipo), lo que no se presta a un estilo de presentación atractivo. Es posible que dejen de transmitir información importante para el público en favor de compartir aquello de lo que realmente preferirían hablar. Y si no han practicado una versión abreviada de lo que piensan decir, pueden parecer poco preparados, nerviosos e inconexos. Una forma de gestionar esta dinámica de antemano es pedir a todos que practiquen su parte de la presentación con un cronómetro, y recortar sus propias presentaciones para ajustarse al tiempo asignado. Esto puede ayudar a evitar el inevitable "deslizamiento del tiempo" en un entorno de grupo. Un segundo paso para gestionar esto es asegurarse de que el anfitrión o presidente no programe en exceso la reunión. Deben asegurarse de que el evento tenga suficiente holgura para permitir preguntas, comentarios, tangentes e incluso algún que otro fallo. En tercer lugar, quien dirija la reunión debe ser hábil en la gestión de preguntas, comentarios y tangentes en relación con el tiempo asignado a la reunión. Y otra forma de lidiar con todo esto es asegurarse de que todos los participantes tienen un Plan B al que están dispuestos y son capaces de adaptarse lo antes posible. He aquí tres Planes B que todo orador necesita en caso de que el tiempo se acorte: 1. Venga preparado con dos versiones de su presentación. Venga con la versión completa de la presentación que ha planeado y con una versión que sea el 50% de lo que ha planeado. Asegúrese de que ha practicado la realización de ambas (el mero hecho de tener una versión más corta no le preparará para realizar una presentación eficaz y más breve). En cuanto empiece a darse cuenta de que no va a disponer de todo el tiempo asignado, vuelva a su versión más corta. Puede que tenga que tomar algunas decisiones rápidas sobre si aún necesita recortar algún contenido. Y haga saber a sus oyentes que les proporcionará contexto o contenido adicional por escrito después de la reunión. Siga el consejo del escritor inglés Sir Arthur Quiller-Couch, que acuñó la frase "asesina a tus queridos", que significa estar dispuesto a recortar el contenido que le interesa de forma objetiva y sin sentimentalismos. 2. Limítese a los titulares. Esto significa que tiene que construir los titulares de su presentación en lugar de los encabezados. ¿Cuál es la diferencia entre un encabezado y un titular? Un encabezamiento es un cajón de sastre neutro para lo que va a contar en la diapositiva, mientras que un titular ofrece la historia de la diapositiva justo en la parte superior. Permite que tanto el orador como el público sepan primero lo esencial. Compare estos: Encabezamiento de diapositiva: "Perspectivas económicas 2023" Titular de la diapositiva: "Las perspectivas económicas para 2023 parecen optimistas" Cabecera de diapositiva: "Ventas Q2" Titular de la diapositiva: "Las ventas del 2T rebotan tras el decepcionante 1T" Cabecera de diapositiva: "Próximos pasos" Titular de la diapositiva: "Próximos pasos: Contratación, incorporación y formación" Cuando disponga de un tiempo limitado para presentar sus conclusiones, puede ofrecer una narración eficaz (aunque breve) limitándose a cubrir los titulares de su cubierta, aunque no llegue a explicar los detalles de cada diapositiva. 3. No se disculpe, no tire a sus colegas debajo del autobús y no se enfurruñe. Compórtese como si ésta fuera exactamente la versión que siempre había planeado presentar. (Es muy probable que su audiencia no lo sepa a menos que usted se lo diga.) Por mucho que se sienta tentado a decir algo como: "Si nuestro equipo técnico hubiera estado preparado esta mañana..." o "Como mis colegas hicieron horas extras...", no lo haga. Manténgase profesional y colaborador. Todas esas conversaciones pueden tener lugar después de la reunión, no durante. Por último, haga algo de gestión emocional para no dar la impresión ante su audiencia de estar enfadado, frustrado, resentido o resignado. Las emociones son contagiosas, y las negativas lo son especialmente. A menos que quiera que su público sienta la tensión que usted siente, respire hondo una o dos veces, e inclínese hacia su realidad actual de cómo es en lugar de cómo desearía que fuera. Ser un excelente orador público requiere planificación, así como flexibilidad y resistencia. El hecho de que no disponga de tanto tiempo como había planeado no significa que no pueda tener tanto impacto como pretendía.

Dé en el clavo en su presentación, aunque le resten tiempo

Resumen.

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