Faça uma apresentação impecável - mesmo quando seu tempo é curto

Como palestrante profissional há três décadas, tive que lidar com meu quinhão de surpresas que poderiam ter atrapalhado completamente minha apresentação. Como o quê? Como falar durante dois apagões separados, sem luzes, sem áudio ou banheiros funcionais. Como facilitar uma sessão de treinamento de dois dias em que, no meio do primeiro dia, todos os participantes receberam um e-mail informando que as demissões eram iminentes. Como fazer uma apresentação em uma sala de conferência envidraçada dentro da exposição do Congo no zoológico do Bronx, onde um gorila batia nas janelas toda vez que eu avançava um slide. (Desliguei o projetor rapidamente e continuei mesmo assim). Uma das surpresas desagradáveis mais comuns que o senhor provavelmente já enfrentou como orador público é ter seu tempo reduzido. O senhor vai para a reunião com um plano do que vai abordar com base no tempo que lhe foi concedido. E, então, a tecnologia não funciona até 15 minutos depois do início da reunião. Ou o tomador de decisões chega atrasado e o senhor espera para começar até que ele chegue. Ou alguém (e talvez todos) do grupo se atrasa alguns minutos e, quando chega a sua vez, esses minutos já se acumularam e o senhor tem que correr para terminar. Isso pode ser uma perda tanto para os participantes quanto para os apresentadores. Em primeiro lugar, é provável que os participantes experimentem uma distribuição desigual do conteúdo se os primeiros oradores de um grupo puderem levar seu tempo, mas os oradores posteriores tiverem suas mensagens truncadas. Em segundo lugar, os participantes podem perder a oportunidade de fazer perguntas, esclarecer o entendimento e participar de uma discussão se a apresentação for encurtada ou acelerada. Também é menos provável que os participantes entendam o que o palestrante está dizendo se ele estiver falando rapidamente para terminar antes que o tempo acabe. A situação dos apresentadores não é muito melhor. É provável que eles se sintam pressionados pelo tempo e frustrados com a situação (ou com os membros da equipe), o que não se presta a um estilo de apresentação envolvente. Eles podem perder a oportunidade de fornecer informações importantes para o público em favor de compartilhar o que realmente gostariam de falar. E se não tiverem praticado uma versão mais curta do que planejam dizer, podem parecer despreparados, nervosos e desconexos. Uma maneira de gerenciar essa dinâmica com antecedência é exigir que todos pratiquem sua seção da apresentação com um cronômetro e reduzam suas próprias apresentações para cumprir o tempo alocado. Isso pode ajudar a evitar o inevitável "aumento de tempo" em um ambiente de grupo. Uma segunda etapa para gerenciar isso é garantir que o anfitrião ou presidente não programe demais a reunião. Eles devem garantir que o evento tenha folga suficiente para permitir perguntas, comentários, tangentes e até mesmo uma ou duas falhas. Em terceiro lugar, quem estiver conduzindo a reunião deve ter habilidade para gerenciar perguntas, comentários e tangentes em relação ao tempo alocado para a reunião. Outra maneira de lidar com tudo isso é garantir que todos os participantes tenham um Plano B ao qual estejam dispostos e sejam capazes de se adaptar o mais rápido possível. Aqui estão três planos B que todo palestrante precisa ter para o caso de o tempo ser reduzido: 1. O senhor deve vir preparado com duas versões da sua apresentação. Venha com a versão completa da apresentação que planejou e uma versão que seja 50% do que planejou. Certifique-se de ter praticado a apresentação de ambas (apenas ter uma apresentação mais curta não o preparará para fazer uma apresentação eficaz e mais curta). Assim que começar a perceber que não terá todo o tempo previsto, volte para a versão mais curta. Talvez o senhor precise tomar algumas decisões rápidas sobre se ainda precisa cortar algum conteúdo. E planeje informar aos seus ouvintes que o senhor fornecerá contexto ou conteúdo adicional por escrito após a reunião. Siga o conselho do escritor inglês Sir Arthur Quiller-Couch, que cunhou a frase "murder your darlings" (mate seus queridos), que significa estar disposto a cortar o conteúdo que lhe interessa de forma objetiva e sem sentimentalismo. 2. Chegue às manchetes. Isso significa que o senhor precisa criar os títulos de sua apresentação em vez de cabeçalhos. Qual é a diferença entre um cabeçalho e um título? Um cabeçalho é um apanhado neutro para o que o senhor vai falar no slide, enquanto um título fornece a história do slide logo na parte superior. TI permite que tanto o palestrante quanto o público saibam primeiro o que está acontecendo. Compare-os: Cabeçalho do slide: "Perspectiva Econômica 2023" Título do slide: "2023 Economic Outlook Looks Optimistic" (Perspectiva Econômica de 2023 parece otimista) Cabeçalho do slide: "Vendas do segundo trimestre" Título do slide: "Vendas do segundo trimestre se recuperam após o primeiro trimestre decepcionante" Cabeçalho do slide: "Próximas etapas" Título do slide: "Próximas etapas: Contratação, integração e treinamento" Quando o tempo para apresentar suas descobertas é limitado, é possível fornecer uma narrativa eficaz (embora breve) apenas cobrindo os títulos do seu deck, mesmo que não seja possível explicar os detalhes de cada slide. 3. Não peça desculpas, não jogue seus colegas para baixo do ônibus e não fique de mau humor. Comporte-se como se essa fosse exatamente a versão que o senhor sempre planejou apresentar. (É muito provável que seu público não saiba, a menos que o senhor diga a eles.) Por mais que o senhor se sinta tentado a dizer algo como: "Se ao menos nossa equipe técnica tivesse se preparado hoje de manhã..." ou "Como meus colegas fizeram hora extra...", não faça isso. Mantenha-se profissional e seja colaborativo. Todas essas conversas podem acontecer após a reunião, não durante. Por fim, faça um gerenciamento emocional para que o senhor não pareça irritado, frustrado, ressentido ou resignado para o seu público. As emoções são contagiosas, e as emoções negativas são especialmente contagiosas. A menos que queira que seu público sinta a tensão que o senhor sente, respire fundo ou respire duas vezes e incline-se para a sua realidade atual de como ela é, em vez de como o senhor gostaria que ela fosse. Ser um excelente orador público requer planejamento, bem como flexibilidade e resiliência. Só porque o senhor não tem tanto tempo quanto planejou, não significa que não possa causar o impacto que pretendia.

Faça uma apresentação impecável - mesmo quando seu tempo é curto

Resumo.

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