Como comunicar más notícias ao seu conselho de administração

Seja um revés financeiro, a saída de um líder-chave, uma violação de segurança cibernética ou qualquer outra situação, lidar mal com a comunicação de más notícias pode minar a confiança do conselho administrativo na sua liderança. Porém, quando conduzido de forma adequada, esse processo pode fortalecer o relacionamento e garantir que os conselheiros atuem como seus parceiros sinceros, engajados e estratégicos. Desafio nº 1: Quando comunicar más notícias Os líderes frequentemente recebem más notícias à medida que uma situação se desenrola, o que cria um dilema: você deve compartilhar as informações que possui com o conselho o mais rápido possível? Você pode querer evitar causar alarme desnecessário, especialmente enquanto busca uma solução. Mas se esperar demais, o problema pode se agravar ou o conselho pode sentir que você os enganou. Para escolher o momento certo, é necessário avaliar cuidadosamente a gravidade, a urgência e a relevância do problema. Recomendações: Divulgue más notícias rapidamente. Ocultar atualizações negativas e surpreender seu conselho é uma maneira infalível de perder a confiança e o respeito deles. Você também está perdendo a oportunidade de aproveitar o conhecimento e o valor dos seus diretores. Levar uma questão ao Conselho administrativo o mais cedo possível permite que eles contribuam e manifestem suas preocupações antes que você invista tempo e recursos em uma solução que eles não apoiem. Compartilhe primeiro em um ambiente individual. Reúna-se individualmente ou envie uma mensagem prévia a cada pessoa envolvida no assunto. Nessas reuniões individuais, os diretores podem ser mais sinceros e você pode dedicar-lhes toda a sua atenção. Se receber a notícia logo antes de uma reunião do conselho, ainda assim convém dar algum tipo de aviso prévio. Pode abordar os membros do conselho antes de entrarem na sala de conferências ou enviar um e-mail com algo como: Ainda não tive oportunidade de falar com o(a) senhor(a) sobre um assunto. Há um problema que vou mencionar nesta reunião. Só não queria que o(a) senhor(a) fosse pego(a) de surpresa quando eu trouxesse o assunto à tona. Desafio nº 2: Como transmitir más notícias Muitos executivos perdem tempo repetindo como o problema ocorreu ou explicando em excesso os detalhes técnicos. Em vez disso, concentre-se nas consequências e no caminho a seguir. Recomendações: Enfatize o impacto. Se você não fornecer uma descrição clara das consequências de curto e longo prazo do problema, os membros do conselho podem descartar a questão como sem importância ou reagir exageradamente à notícia. Você também deve ser transparente sobre o que ainda não sabe e explicar como encontrará as respostas para essas questões pendentes. Seja conciso e deixe espaço para o diálogo. Falar demais pode fazer com que pareça na defensiva ou desorganizado, além de consumir tempo que poderia ser usado para buscar contribuições com base na experiência dos seus diretores. Como regra geral, sua equipe de gestão nunca deve dedicar mais de 50% de qualquer reunião do conselho administrativo a apresentações. Se você já compartilhou as notícias negativas individualmente com os diretores, use a reunião com o grupo maior para discutir novos desdobramentos, debater os próximos passos e avaliar a eficácia de quaisquer medidas que você já tenha implementado. Adapte seu estilo de comunicação. Muitas vezes, transmitimos informações da maneira como gostaríamos de recebê-las. No entanto, qualquer grupo, incluindo sua diretoria, é composto por pessoas com preferências e formas diferentes de processar informações. Para garantir que sua atualização seja devidamente compreendida e que você receba a orientação necessária, é preciso adaptar sua abordagem. Muitas vezes, é possível identificar o estilo de comunicação preferido de uma pessoa observando como ela tenta influenciar os outros: Se ela usa dados e fatos, responda com persuasão lógica. Se ela fizer referência a valores ou à missão, tente apelar para objetivos comuns. Se ela solicitar sua opinião com frequência, faça o mesmo. (“O que você faria?”) Se ela costuma pedir abertamente o que deseja, diga exatamente o que você precisa dela. Desafio nº 3: Lidar com as reações dos membros do conselho Mesmo que tenha seguido todos os conselhos acima, momentos de alta pressão podem ser emocionais. Os membros do conselho podem expressar frustração, culpa ou até mesmo pânico. Nesses momentos, assumir uma postura defensiva apenas aumentará as tensões. Em última análise, o que o senhor deseja é sair da sala com um plano para seguir em frente e com um relacionamento fortalecido com o conselho. Recomendações: Prepare-se para as preocupações de seus críticos. Considere quais diretores provavelmente oferecerão seu apoio e quais poderão se mostrar céticos. Em seguida, pergunte-se por que seus apoiadores o respaldam e por que os opositores questionam sua gestão. Compreender essas perspectivas pode ajudá-lo a se preparar para responder às perguntas difíceis. Elabore uma lista dessas perguntas que provavelmente surgirão e entre nas conversas pronto para respondê-las — ou, melhor ainda, levante-as você mesmo. Teste essas ideias com seu presidente ou diretor-líder, pois será responsabilidade deles ajudá-lo a levar a conversa adiante e mantê-la produtiva. Faça uma pausa e reconheça as preocupações antes de responder. Seu conselho deve se sentir ouvido, não controlado. Isso implica permitir que as pessoas reajam de maneira autêntica, mesmo que não seja da forma que você esperava. Se um membro do conselho reagir a más notícias com uma preocupação: Assimile o que foi compartilhado. Não se apresse em defender suas escolhas e ações. Reconheça o que ouviu, repetindo o que compreendeu para confirmar se processou os pensamentos da outra pessoa com precisão. Faça perguntas esclarecedoras para aprofundar o assunto e levar a conversa adiante. Aprofunde-se 5 maneiras pelas quais os executivos podem gerenciar conflitos com o conselho por Sabina Nawaz HBR.org, 15 de abril de 2024 (leitura de 11 minutos) 5 momentos decisivos na relação entre o CEO e o presidente do conselho por George Anderson, James M. Citrin, Cassandra Frangos e Zachary Morfín HBR.org, 23 de agosto de 2024 (leitura de 15 minutos) O Melhor do IdeaCast: Comportamentos de CEOs de Sucesso Convidada: Elena Botelho HBR IdeaCast, 26 de dezembro de 2023 (30 minutos de duração) Créditos Conselhos especializados cortesia de Christine Barton (diretora-gerente e sócia sênior da BCG e líder da área de Assessoria a CEOs na América do Norte), Chris Fenning (coach de comunicação e autor de *The First Minute: How to Start Conversations That Get Results*), Claudio Fernández-Aráoz (professor da Harvard Business School e autor de *It’s Not the How or the What but the Who*), Sabina Nawaz (coach e consultora de CEOs e autora de *You’re The Boss*), Timothy Rowley (professor de estratégia e governança na Rotman School of Management da Universidade de Toronto e professor visitante no INSEAD, França)

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